Iako se uslužna obrada dokumentacije obično poistovjećuje sa skeniranjem ili mikrofilmovanjem, fizičko sređivanje dokumentacije je segment obrade koji je od suštinskog značaja i od koga zavise svi dalji koraci.

Pravna lica (a naročito državna preduzeća i organi državne uprave), uz odobrenje nadležnog arhiva, po zakonu moraju da imaju dokument sa detaljnim opisom strukture dokumentacije koju organizacija posjeduje i rokove čuvanja pojedinih kategorija. Na osnovu pomenute liste formira se još jedan dokument, „ Arhivska knjiga“, koji opisuje pripadnost konkretnih dokumenata opisanim kategorijama, njihovu količinu i tačnu fizičku lokaciju.

Postupak digitalizacije dokumentacije obuhvata sve aktivnosti koje počinju preuzimanjem papirne dokumentacije od klijenta i završavaju se isporukom elektronskih dokumenata i pratećih podataka u odgovarajućem formatu, uz istovremeno vraćanje dokumentacije klijentu ili trajno fizičko skladištenje. Za kvalitetnu realizaciju pomenutog posla od suštinskog je značaja priprema dokumentacije za skeniranje kroz brze profesionalne protočne skenere i zato se u Saga Scanning Centru njoj posvećuje posebna pažnja. Operateri pripreme obavljaju sve neophodne aktivnosti da operater koji upravlja skenerom može bez prekida da ubacuje dokumenta u skener, čime se maksimalno koriste performanse uređaja. Skenirana dokumenta se vraćaju u odjeljenje pripreme kako bi se vratila u prvobitno stanje ili pripremila za dugoročno čuvanje. Elektronska dokumenta se indeksiraju i unose se atributi po kojima će moći kasnije da se pretražuju.

Mikrofilm predstavlja analogni format arhiviranja dokumenata. Prije pojave dokument skenera i mogućnosti korišćenja elektronskih dokumenata, mikrofilm je bio jedina forma arhiviranja dokumenata. Izvorno se mikrofilmovanje dokumentacije obavljalo klasičnim fotografskim postupkom, korišćenjem mikrofilmskih kamera. Važno je napomenuti da Saga Scanning Center preporučuje izradu originala mikrofilma (Srebro-halogenidni mikrofilm) i bar još jedne kopije (Diazo film) koju klijent koristi u svakodnevnom radu. Uobičajeni dio usluge je čuvanje originala mikrofilma na bezbjednoj, po mogućnosti udaljenoj lokaciji.

Fizičko čuvanje dokumentacije podrazumijeva uslugu gdje se papirna arhiva izmiješta kod pružaoca usluge (skladištara). Dokumentacija se prevozi do depoa gdje se sređuje, klasifikuje i indeksira. Potom se pakuje u arhivske kutije koje na sebi imaju jedinstvenu identifikaciju (identifikacioni broj i/ili barkod) čime se obezbjeđuje brzo i lako pronalaženje traženog dokumenata.

Ova vrsta usluge povezana je sa rokovima čuvanja dokumentacije koja se obrađuje. Dokumentacija kojoj je rok čuvanja istekao, ili koja nema trajan rok čuvanja može da uništi na osnovu odobrenja nadležnog arhiva.